Para produzir um evento de sucesso é necessário estar atento à logística. A pessoa responsável deve buscar a melhor maneira de reduzir riscos, otimizar processos e, assim, garantir bons resultados. Dessa forma, fica a pergunta: como organizar um evento de sucesso sem que nada dê errado? Foi pensando nisso que a Rede Rio Hotéis produziu este artigo! Boa leitura!
Saiba quais são as dicas de como fazer um evento de sucesso
Em um evento de sucesso, garantir que a comunicação esteja clara e os objetivos bem definidos é fundamental. Assim, fornecedores, clientes e organizadores poderão interagir de forma eficiente. Estabelecer um planejamento, boa divulgação e apostar na tecnologia, por exemplo, estão na lista de dicas para fazer um evento de sucesso.
Estabeleça um planejamento
O planejamento é uma das partes cruciais do evento de sucesso. É nele onde serão traçadas as metas. Quem serão os convidados, palestrantes, datas preestabelecidas e local devem constar no planejamento. Além disso, durante o evento de sucesso, ele servirá como um guia para que nada “fuja do controle”. Dessa forma, deve ser muito bem pensado e elaborado para diminuir os riscos com fatores repentinos.
Calcule o orçamento
O orçamento, tal qual o planejamento, é de extrema importância para o evento de sucesso. O orçamento não pode ser ultrapassado para não resultar em prejuízos para a empresa. Assim, torna-se fundamental negociar com fornecedores que garantam o melhor custo-benefício. Ademais, vale lembrar que um evento de sucesso que caiba dentro dos parâmetros previstos pode ganhar visibilidade dentro da empresa.
Divulgação precisa
Tendo o planejamento sido traçado e orçamento definido, é chegada a hora de pensar na divulgação do evento de sucesso. Uma boa solução para fazer a divulgação efetiva é entender como o público se comporta. Por exemplo, se o evento de sucesso pretende atingir apenas o público corporativo é importante que seja criada uma divulgação formal. No entanto, se os convidados forem de ramos diferentes, o ideal é pensar em ações de comunicação mais precisas.
Diversas extensões podem ser encontradas entre as melhores formas de atingir o público-alvo. Elas podem ser redes sociais, instrumentos online e offline. Vale a pena estar atento a qual dessas os convocados têm preferência.
Aposte na tecnologia
Como relatamos anteriormente, a tecnologia é uma grande aliada no processo de divulgação. No entanto, durante o evento de sucesso ela também pode trazer muitas vantagens. Uma de suas principais funções é garantir interatividade para os convidados.
Sendo assim, um estudo prévio de qual método de tecnologia melhor se enquadra ao objetivo do evento pode ser um grande diferencial. Separamos alguns:
- vídeo mapping: o vídeo mapping consiste em projetar elementos audiovisuais em paredes, fachadas ou objetos. É amplamente utilizado para tornar presente elementos de identidade visual da empresa;
- realidade virtual: a realidade virtual proporciona experiência diferenciada aos convidados. Com ela, os convidados podem ter acesso a “outro mundo”. Que tal criar uma plataforma de realidade virtual destinada à finalidade do seu evento de sucesso?
Certifique-se da equipe
Para que o evento de sucesso aconteça, a equipe precisa estar comprometida. Isso é: os profissionais que trabalharão, em todos os níveis, precisam ter dedicação e apoio à causa. Em alguns casos faz-se necessário treinamento prévio da equipe. Dessa forma, será possível certificar que essa possui a orientação correta para agir com exatidão.
Escolha o melhor lugar
Escolher o melhor lugar para realizar seu evento de sucesso é ideal para garantir conforto e comodidade aos convidados. Por isso, a escolha do hotel 3 estrelas no Rio de Janeiro da Rede Rio Hotéis é uma ótima opção! Nele, podem ser encontradas salas amplas com o equipamento necessário para encontros corporativos. A disposição delas pode ser realizada em concordância com a finalidade do evento de sucesso.
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